Özlük Dosyasında Bulunması Gerekli Belgeler

[Mehtap Deniz]

İŞVEREN ÖZLÜK DOSYASINDAKİ BİLGİLERİ İŞÇİSİ ALEYHİNE KULLANAMAZ

Cumhur Sinan Özdemir
Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı
İş Müfettişi -Ankara
csnozdemir@gmail.com

Okuyucular gönderdikleri e-maillerde özlük dosyası uygulamasına yönelik çok sayıda soru yöneltmişlerdir.

İşverenlerin çalıştırdıkları işçilere ait bilgileri içeren dosyaya özlük dosyası denir.

İşverenler çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemek zorundadır.

İş Kanunu, işçi özlük dosyasının düzenlenmesini zorunlu kılmış ancak işçi özlük dosyasında hangi belgelerin olacağı konusunda açık bir düzenleme öngörmemiştir. Kanaatimce işçi özlük dosyasında aşağıda belirtilen belgelerin olması gerekir.

* Adli sicil kaydı.
* Eski hükümlü ise Türkiye İş Kurumuna müracaat kayıt evrakı.
* Fazla çalışma-genel tatil için işçinin onayının alındığı yazı.
* İhtisas gerektiren işlere ait sertifika fotokopisi (ustalık belgesi, bilgisayar program sertifika vb).
* İkametgâh ilmühaberi.
* İş sağlığı ve güvenliği konusunda verilen eğitim ve uyarılara ilişkin yazılar.
* İş sözleşmesi (hizmet akdi).
* İşçi tarafından hastalık ve/veya kaza sonucu alınan rapor aslı veya sureti.
* İşçiye kullandırılan ücretli-ücretsiz izinlere ait dilekçeler ve/veya izin kartları.
* İşe giriş başvuru formu veya dilekçesi (cv).
* İşin niteliğinden kaynaklanan diğer evraklar.
* İşverenlikçe çeşitli sebeplerle verilen uyarı yazıları.
* Kısa çalışma onay yazısı.
* Mezun olduğu okul diploma fotokopisi.
* Nüfus cüzdanı fotokopisi.
* Sağlık raporu.
* Sakatlık İndiriminden yararlanabilmesi için ilgili defterdarlıktan indirim uygulanacağına dair yazı.
* Özel indirim dilekçesi.
* Özürlü işçi için Türkiye İş Kurumuna müracaat kayıt evrakı.
* Özürlü işçi ise sakatlık raporu aslı veya fotokopisi.
* SSK işe giriş-çıkış bildirgesi.
* Terör mağduru ise Türkiye İş Kurumuna müracaat kayıt evrakı.

Özlük Dosyasında Yer Alan Bilgilerin Gizliliği

İşverenler, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür. Bazı bilgilerin gizli kalmaması işçinin çalışma ilişkisini etkiliyebilir.

Örneğin:

- İşine uygun ve bulaşıcı bir hastalığı bulunmayan işçinin hastalığının diğer işçiler tarafından bilinmesi işyerindeki çalışmasını olumsuz etkileyebilecektir.

- İşçinin eski hükümlü olduğunun bilinmesi arkadaşları ile olan ilişkisini etkileyebileceğinden sabıka kaydının gizli tutulması gerekebilir.

İşverenler işçiye ait bilgilen kullanırken hukuka uygun davranmak zorundadır. Özlük dosyasındaki bilgiler yasal düzenlemelere uygun olarak ve işçinin kişilik hakkını gözeterek kullanılabilir.

İşverenlerin işçiye ait bilgileri açıklaması veya saklamakta gerekli dikkat ve özeni göstermemesi işçinin kişilik hakkının ve özel yaşamının gizliliği ilkesinin açık bir ihlali olarak nitelendirilebilir. Bu konumdaki işçi iş sözleşmesini 4857 sayılı İş Kanunu 24/II.maddesi gereği haklı nedenle sona erdirebilir. Ayrıca işçi, Borçlar Kanunu 49.maddesi ve Medeni Kanun 25.maddesi gereği manevi zarara uğradığını iddia ederek davada açabilir.

İşçiye ait bilgileri özlük dosyasını düzenlemekle görevli işveren vekili veya işçinin açıklaması durumunda da yasal düzenlemeler (İş Kanunu ve Borçlar Kanunu) doğrultusunda işverenin sorumluluğu devam eder.

Özlük Dosyasında Yer Alan Bilgilerin Gizliliği İhlali Cezası

4857 sayılı İş Kanunu 75.maddesi gereği işçi özlük dosyasının düzenlenmemesi halinde, 104.madde gereği 2009 yılı için 1.012 TL idari para cezası uygulanmaktadır[1].

İş Kanununda; özlük dosyasındaki bilgilerin işçiye zarar verecek şekilde açıklanması halinde işverenliğe ayrıca bir ceza uygulanacağına dair bir hüküm yer almamaktadır.

Sonuç

İşverenler işçinin kimlik bilgilerinin yanında, düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı İş Teftiş Kurulu Başkanlığı İş Müfettişlerine göstermek zorundadır.

İşçi özlük dosyası ile işçilere ait kayıt-belgelerin bir düzen içinde olması sağlanarak, denetimlerde zaman kaybını önlenmiş olacaktır.

İşverenler özlük dosyasındaki bilgileri kullanırken hukuka, genel ahlaka, örf ve adet kuralları ile doğruluk ilkelerine uygun davranmak zorundadır.

Özlük dosyasının İş Kanunundan kaynaklanan şekilsel bir niteliği yoktur. Uygulamada bir kısım işveren özlük dosyası başlığı adı altında düzenlenmiş, matbu belgeleri kullanmaktadır. İşverenler bu matbu belgeleri kullanmak zorunda değildir. Yukarıda sayılan belgeleri kendilerinin bir dosyada muhafaza etmesi yeterlidir.

www.alomaliye.com

[4/Bdesende_asi]

Mehtap hanım değerli bilgiler için çok teşekkürler. Bu konuda halen havada kalan hususlar var maalesef. Bir müfettişin bize ilettiği ise (Teftiş esnasında) adamın cv sini koymanıza ne gerek varki? Sorusudur. Yani bazı şeyler gerekli ise veya özel durum var ise konur dedi. Gereksiz belge kalabalığı yapıp dosyayı şişirmenize gerek yok demişti.

Birde önemli olan husus, işçi işten ayrılsa bile 10 yıl arşivleyin demişti. Açılabilecek herhangi bir davaya istinaden demişti.